Pengurusan Komunikasi di dalam sebuah Projek

Komunikasi adalah salah satu komponen yang penting di dalam melaksanakan sebuah projek. Ia menjadi penting :

1. untuk memastikan semua ahli tim tahu akan skop dan objektif projek.
2. untuk memastikan semua ahli tim apa yang berlaku semasa pelaksanaan projek(terutama yang memerlukan tindakan segera).
3. untuk menyebarkan maklumat kepada mereka yang berkepentingan kepada projek tersebut.
4. untuk menjadi saluran untuk menyampaikan dan menerima maklumat.

Selain itu komunikasi yang betul dan berpengaruh oleh pihak pengurus projek mampu untuk mendorong ahli-ahli tim menjalankan kerja dengan lebih efektif dan rela.

Kebanyakkan teknik-teknik mendorong ini boleh didapati dari kajian-kajian yang dilakukan oleh Tim Pengkaji Hadith Psikologi.

Membuat Keputusan Sebagai Pengurus Projek - Soalan-Soalan Yang Perlu Ditanya

Seorang Pengurus Projek tidak akan dapat lari dari membuat keputusan. Semasa ingin membuat sesuatu keputusan yang penting di bawah ada beberapa soalan yang perlu ditanya:

1. Apakah masalah yang menjadi teras kepada keputusan tersebut?
2. Berapa lama keputusan tersebut akan memberi impak kepada projek? Berapa dalam pula impak tersebut kepada projek?
3. Jika anda salah, apakah kos impak kepada projek? Adakah keputusan-keputusan lain juga terlibat?
4. Berapa lamakah peluang anda untuk membuat keputusan untuk memberi impak?
5. Pernahkah anda membuat keputusan yang serupa sebelum ini?
6. Siapakah yang ada perspektif seorang pakar? Adakah ini keputusan anda atau orang lain?
7. Kebenaran siapa yang diperlukan? Maklumbalas siapakah yang perlu didapatkan sebelum keputusan dibuat?

Soalan-soalan ini akan membantu anda membuat keputusan(atau tidak membuat keputusan) dengan lebih bijaksana.

Skil Yang Diperlukan Untuk Menjadi Pengurus Projek Yang Efektif

Berkenaan skil sebagai pengurus projek yang efektif, satu kaji selidik ke atas pengurus-pengurus projek telah dilakukan Barry Posner dalam tahun 1987. Beliau menanyakan mereka apakah yang diperlukan untuk menjadi seorang pengurus projek yang bagus. Jawapan yang diterima adalah seperti di bawah:

1. Komunikasi (85% menyenaraikannya) - mendengar dan mendorong
2. Skil Menyusun/Mengatur (75 peratus) -merancang, menetapkan gol, menganalisa
3. Skil Membina Tim (72 peratus) - empati, memotivasi, semangat berkumpulan
4. Skil Kepimpinan (68 peratus) - menjadi contoh, bertenaga, mempunyai visi,  delegate kerja, bersikap positif.
5. Skil Bertahan (59 peratus) - fleksibiliti, kreativiti, kesabaran, ketabahan
6. Skil Teknikal (46 peratus) - pengalaman, pengetahuan tentang projek.

Manakala Pinto dan Kharbanda (1995), pula meletakkan skil seperti merancang, menyusun, memimpin dan mengawal sebagai skil-skil yang perlu ada untuk menjadi seorang pengurus yang efektif

Pengurusan Projek 4 - Pengurusan Kos

Salah satu cabaran kepada seorang pengurus projek ialah ialah memastikan projek yang diuruskan mencapai matlamat dan kualiti dengan bajet atau kos yang telah ditetapkan.

Pengurusan kos bermula dari mula merancang lagi iaitu menentukan kos-kos yang terlibat dengan perlaksanaan projek. Setiap tugasan perlu mempunyai anggaran kos setepat yang mungkin.

Mendapatkan sebutharga tentatif adalah satu cara yang baik untuk mendapatkan anggaran kos. Selain itu boleh digunakan harga dari projek yang lampau (namun yang tidak jauh tarikhnya) untuk mendapatkan anggaran kos. Jika menggunakan kaedah haruslah berhati-hati dan pastikan yang anda telah memasukkan peningkatan kos disebabkan inflasi dan sebagainya.

Kos untuk sesebuah projek datangnya dari kos material, servis, penggunaan alatan dan sumber manusia. Mempunyai SOP (standard operating procedure) adalah satu cara memastikan kos boleh di kawal. Selain itu, pengurusan dan pengawalan kos boleh dilakukan dengan mendapatkan kemaskini status projek (masa, kos dan prestasi) secara berkala.

Perbelanjaan untuk sesuatu tugasan mestilah dibandingkan dengan kemajuan tugasan tersebut. Contohnya sekiranya tugasan itu kemajuannya ialah 50%, maka perbelanjaan untuk kos juga semestinya di sekitar 50% juga. Sekiranya ada perbezaan yang ketara pastikan anda mendapat penjelasan dan berpuashati dengan penjelasan tersebut.

Pengurusan Projek dan Kaitannya Dengan Bisnes Startup

Hari ini saya ingin menulis berkenaan pengurusan projek dan kaitannya dengan bisnes start-up.

Pertama sekali bila berkata soal projek, ia adalah bermaksud satu tugasan atau perancangan yang ada tempohnya. Ia adalah berlawanan dengan operasi iaitu tugasan-tugasan yang dibuat berterusan. Projek mempunyai jangka hayat dan tempoh di mana ia perlu diselesaikan.

Apabila kita ingin memulakan bisnes, lazimnya kita akan bermula dengan bisnes start-up. Dan strategi dan perancangan yang dibuat adalah berdasarkan tempoh 6 bulan. Ia juga mempunyai sumber kewangan yang terhad. Jika perancangan untuk 6 bulan tidak menjadi maka ia akan ditukar dan dicuba selama 6 bulan lagi. Sekiranya ia masih mempunyai dana atau pemegang saham atau pelabur masih sanggup mengeluarkan wang lagi untuk menampung projek start-up tersebut.

Oleh itu, perancangan 6 bulan ini harus dilaksanakan dalam kerangka sebuah projek dan pengurusannya juga perlu dibuat sebagai sebuah projek di mana matlamat, skop, kos dan tempohnya telah ditetapkan. Skop pencapian untuk tempoh yang ditetapkan itu juga perlu jelas.

Sebuah bisnes start-up adakalanya mempunyai strategi dan perancangan yang betul. Namun gara-gara pengurusan perlaksanaan strategi dan perancangan yang tidak cekap menyebabkan bisnes start-up itu dianggap tidak boleh diteruskan.

Artikel ini diambil dari blog PTS HIR Consulting

Pengurusan Projek 3 - Pengurusan Masa

Masa merupakan salah satu daripada tiga kekangan (constraints) untuk sesuatu projek. Selain masa, dua lagi kekangan ialah kos dan kualiti atau spesikasi.

 Oleh itu pengurusan masa untuk sesuatu projek adalah penting. Beberapa soalan yang boleh anda tanya pada diri anda untuk memastikan adakah anda sedang menguruskan masa anda dengan efisien.

Antaranya ialah:

1. Adakah anda menghadapi kesukaran menyiapkan tugasan dalam tempoh yang ditetapkan(deadline)?
2. Adakah anda mempunyai prosedur bagaimana menghadapi gangguan(interruptions)?
3. Adakah anda mempunyai prosedur untuk kerja-kerja routine?
4. Adakah pencapaian tugasan anda lebih atau kurang dibanding 3 bulan yang lepas? 6 bulan yang lepas?
5. Adakah anda sedang melakukan kerja-kerja yang sebenarnya boleh dilakukan oleh orang bawahan(subordinate) anda?
6. Adakah anda mempunyai senarai "List-to-do"? Jika ada, adakah anda memprioritikan tugasan dalam senarai tersebut?

Itu adalah antara soalan-soalan yang anda boleh bertanya kepada diri anda sendiri. Dari jawapan-jawapan anda itu, anda sendiri akan tahu adakah anda sedang menguruskan masa dengan baik.

Selain itu soalan-soalan seperti di bawah juga akan membantu:

1. Apakah yang sedang anda lakukan yang tidak perlu anda lakukan sebenarnya?
2. Apakah yang anda sedang lakukan yang boleh dilakukan dengan lebih baik(efisien) oleh orang lain?
3. Apakah yang anda lakukan sekarang yang boleh dilakukan sama baik oleh orang lain?
4. Adakah anda telahtentukan prioriti yang betul untuk tugasan-tugasan anda?

Untuk menguruskan kekangan masa aktiviti dan tugasan di dalam projek, cara yang terbaik ialah membuat perancangan yang rapi di awal projek dan mempunyai sistem pengawalan yang baik semasa perlaksanan projek.

Pengurusan Projek 2

sambungan dari pengurusan projek 1

Selain dari objektif, perkara-perkara lain yang menjadi sebahagian dari skop projek ialah:

• bajet 
• tempoh waktu projek
• sasaran projek atau program. 

Di dalam contoh projek membina website kita tadi, bajetnya ialah RM10,000.00 (sekiranya ada proposal, di dalam proposal tersebut akan ada kos yang ditetapkan oleh pembina website tersebut), tempoh waktu website perlu siap adalah sehingga 30 Mac 2013 dan sasaran trafik yang ditetapkan ialah wanita bekerja yang berumur 25-40 tahun (sasaran yang lebih terperinci - jantina, umur dan kategori). Akhirnya, skop projek itu akan menjadi - "Membina website interaktif menggunakan platform Joomla, dengan ciri-cirinya desainnya akan memfokus kepada wanita bekerja berumur 25-40 tahun dan akan disiapkan pada 30hb Mac 2013 dengan kos sebanyak RM10,000.00".

Selain itu, proposal yang telah dikemukakan oleh kontraktor yang terpilih akan menjadi teras kepada kerja-kerja(ciri-ciri website tersebut dalm bentuk deliverables) yang akan dilaksanakan oleh kontraktor tersebut dalam menyiapkan projek tersebut.

Secara amnya, pengurusan skop adalah merangkumi :

1. Mendefinisikan skop projek dalam bentuk deliverables

2. Memberi respon yang sesuai terhadap sebarang pertukaran skop oleh klien

3. Memberitahu kepada klien dan mereka yang berkepentingan kepada projek, berkenaan sebarang pertukaran skop.

Selepas ini kita akan membincangkan tentang Pengurusan Masa.

bersambung...........